Carnet Ouaibe

Le blog vient de changer de moteur.

J'ai conservé le bandeau de son prédécesseur pour marquer la continuité et j'espère trouver le temps de récupérer les anciens articles.

Je vois autour de mois des utilisateurs de diagrammes de Gantt pour le moins "artisanaux". On pourrait même dire craftés en clin d'oeil au célèbre jeu vidéo à l'origine de la vague du crafting sur le Net.

Pour faire son Gantt sois-même, prendre un tableur et afficher 52 colonnes. Une par semaine pour faire bonne mesure. Prendre une ligne par tâche et colorier les cases pour les semaines présentant une activité sur celle-ci.

N'allez pas croire que ces artisans de la gestion de projet sont des frustrés de MS Project. Bien au contraire, ce sont des individus formés et détenteurs de copies légales du fameux logiciel de Microsoft.

Pourquoi renoncer au "standard" de fait de la gestion de projet ? Trop compliqué.

Bon nombre d'utilisateurs reviennent frustrés de leur formation MS Project qui est un grand classique des catalogues de formations d'entreprises.

Ils ont bien sûr appris à utiliser un outil de planification mais à l'origine de leurs demandes de formation il y a en fait un malentendu : le besoin n'est pas tant la planification que le suivi.

Si vous obtenez un digramme de Gantt en forme de chapelet de saucisses ou de rateau, comme ci-dessous, vous n'aviez probablement pas besoin d'un outil pour vous aider à planifier. Pour peu que vous n'ayez pas besoin de suivre les coûts associés à l'exécution des tâches planifiées, MS Project est définitivement too much.

MS Project est une aide précieuse quand l'enchainement des tâches est complexe ou que les contraintes calendaires sont multiples.

Que la planification soit facile ne veut pas pour autant dire que le suivi soit trivial : vous allez devoir vérifier l'avancement de l'exécution des tâches et le diagramme de Gantt n'aide pas dans ce reporting dont la complexité croit de manière exponentielle avec le nombre des acteurs.

Des outils comme Trello ont le vent en poupe car ils permettent réellement de suivre l'avancement en affectant des tâches à des individus via un système proche des to-do-list.

Que reste-t-il au Gantt ? La facilité de représenter le temps, bien sûr. Je fais partie de ceux pour qui deux dates côte-à-côtes ne représentent pas facilement une durée.

Il faut bien le reconnaître : un tableau avec des cellules coloriées, ça fait le job. On se représente bien les durées relatives des différentes tâches et leur positionnement dans l'année (52 cases, vous suivez).

On voit immédiatement apparaître quelques objections à son utilisation régulière :

• pour descendre au niveau de la journée, il va falloir un tableau XXL et un moniteur 24 pouces
• un flan se démoule rarement sans accros : les modifications sont vite fastidieuses
• on est vite tenté de rajouter des informations et ça devient vite chiant comme un tableur
• hmmm ... ça sort comment sur l'imprimante ?
• c'est moche
• c'est vraiment moche

GanttProject résoud tous ces problèmes avec à peine plus de transpiration qu'en utilisant un tableur pour la première ébauche.

Ci-dessous, Ganttproject à l'ouverture. Un poil plus sexy que le tableur ;)

Comme évoqué plus haut, on peut adapter le niveau de zoom à la semaine avec les contrôles sur la timeline. Ganttproject peut descendre au niveau de la journée mais, en dehors de projets très spécifiques, ce niveau de détail me semble poser des problèmes :

• le temps consacré au reporting va devenir significatif pour les individus réalisant les différentes tâches
• l'avancement des tâches est rarement linéaire et des fausses alertes vont perturber la réalisation
• il est fréquent que différents projets soient en concurrence pour les ressources. Cependant, il serait contre-productif de fragmenter la journées des différentes ressources pour qu'elles contribuent équitablement à chaque projet : la journée n'est pas souvent, à mon sens, une unité de mesure pertinente compte-tenu des organisations du travail de plus en plus complexes

Pour finaliser la personnalisation de Ganttproject, je préconise de modifier les préférences pour :

• visualiser la date du jour facilement
• afficher le nom des tâches sur le gantt
• afficher les ressources affectées aux tâches

L'affectation des ressources n'est pas une obligation d'autant qu'elle appelle de nouvelles questions sur le niveau de détails souhaité.

Les gantt-tableurs font souvent figurer les ressources mais dans une optique de suivi : afin de vérifier leur disponibilité. Au lieu de créer des tâches correspondant à du travail consommant des ressources, on va créer quelques tâches pour visualiser dans le temps l'absence des ressources. En clair, on renseigne les congés des acteurs du projet.

C'est une information opérationnelle de première importance pour le suivi du projet qui consiste essentiellement à prendre acte des glissements de planning et à s'adapter aux événements qui les ont généré pour en limiter l'impact.

Sur l'exemple ci-dessus, on voit immédiatement que tout dérapage sur les échéances des deux premières tâches reporte de deux semaines la fin du projet, sauf à prendre des dispositions organisationnelles : réaffecter les ressources pour tenir compte des congés ou refuser lesdits congés.